ACT! by Sage Premium for Web 2009 (11.0.1)
Phiên bản mới nhất
ACT! Premium for Web 2009 (11.0.1) là phiên bản mới nhất của sản phầm ACT! Premium for Web và được gọi tắt là APFW. Phiên bản 11.0.1 tập trung vào các tính năng, tiện ích mới, đáp ứng nhu cầu thị trường. Sau đây là các đặc điểm mới.
1. Đặc điểm cải tiến của sản phẩm mới
Đặc điểm cải tiến mới trong dòng sản phẩm 2009 tập trung vào Tăng Năng Suất (User Productivity) và Cải Tiến Tiện Ích (Improving Usability) trong chức năng Nhóm Công Việc Ưu Tiên (Top Task Areas) cũng như Tự Động và Đơn Giản Hóa quyền quản trị (Automating and Simplifying Administration).
Dễ sử dụng - Tích hợp với Microsoft® Outlook®: E-Mail
ACT! tích hợp với Outlook Rules
Giờ đây bạn có thể chọn sử dụng Outlook Rules, kết hợp các tính năng linh động của Outlook Rules với các tùy chỉnh để ghi nhận lại nội dung email trong ACT!. Đặc điểm “power user” có thể giúp bạn tự động quản lý email đến trong Inbox, tùy theo tiêu chí bạn thiết lập trong Outlook Rules.
Thay đổi database trong ACT! nhanh chóng
Nhờ tích hợp với Outlook, người dùng giờ đây có thể chỉnh sửa ACT! database nhanh ngay khi vừa lưu thông tin contacts từ email hay khi gán email vào ACT! contacts. Do vậy người dùng có thể linh động bổ sung thông tin bằng cách chỉnh sửa database.
Thay đổi tùy chọn ACT! history nhanh chóng
Nhờ tích hợp với Outlook, người dùng giờ đây có thể lưu lại thông tin trong ACT! history từ Outlook e-mail và trong ACT! contacts nhanh chóng; và ngược lại cũng dễ dàng hiển thị toàn bộ thông tin trực tiếp từ ACT! history trên giao diện Outlook e-mail. Cho phép người dùng lưu lại thông tin trong ACT! và bổ sung thông tin từ các thư khác.
Attach nhanh.
Chọn lọc e-mail nhanh và dễ gán vào danh sách contacts và vào ACT!Database. Nội dung thư tín cũng tự động tích hợp với contacts theo e-mail và các nội dung đính kèm như mặc định trong ACT!database
Dễ sử dụng – E-mail
Địa chỉ e-mail hiển thị dưới dạng hyperlinks bạn chỉ cần click chọn trực tiếp vào địa chỉ email, một cửa sổ “send e-mail message” mở ra có sẵn địa chỉ email cần gởi đi ở trường “To”, rất thuận tiện và tiết kiệm thời gian.
Dễ sử dụng, tăng cường hiệu quả – Khả năng tìm kiếm
Tăng cường khả năng tìm kiếm (Lookup Improvements)
ACT! Lookups đáp ứng nhu cầu tìm thông tin của bạn một cách nhanh nhất. Hộp thoại Lookup thiết kế đơn giản và có khả năng tìm kiếm tối đa.
- Tìm kiếm nâng cao sẽ giúp bạn tìm được thông tin chỉ cần một phần của từ khóa (tên hoặc chức vụ). Ví dụ tìm kiếm thông tin liên lạc với chức vụ là manager, bạn có thể tìm theo từ “manager” và kết quả sẽ là sales managers, IT managers, v.v…
- Bạn có thể chuyển đổi đối tượng tìm kiếm; chẳng hạn như chuyển đổi giữa Contact, Group, và Company, có thể modify khả năng tìm kiếm mà không cần phải bắt đầu lại từ đầu
- Có thể chọn tính năng Advanced Queries được hiển thị ngay trên màn hình Lookup chính. Các lần tìm kiếm gần nhất sẽ được lưu lại nên bạn có thể tìm thấy kết quả dễ dàng, mà không cần phải thoát ra khỏi giao diện đang dùng.
Tìm kiếm ưu tiên (Lookup Previous)
Hiển thị nhanh các kết quả tìm kiếm gần đây nhất nhờ thiết kế lại tính năng “Lookup Previous”. Kết quả tìm kiếm này được sắp xếp theo: dạng tìm kiếm, thời gian tìm, và tổng số kết quả tìm thấy. Ở lần tìm kiếm tiếp theo bạn có thể quay trở lại kết quả tìm kiếm lần trước đã thực hiện.
Dễ sử dụng – Hiệu quả - Quản lý lịch biểu
Tạo một ACT! activity từ Outlook e-mail message
Dễ dàng sắp xếp công việc trong ACT! activities qua Outlook e-mail messages khi bạn nhận email phân công công việc, chẳng hạn như các buổi họp hoặc các công việc được phân công, vì vậy bạn có thể ưu tiên các công việc quan trọng lên trước và lưu lại thông tin trong ACT!.
Theo dõi công việc của nhóm hơn 10 thành viên
Theo dõi công việc của các thành viên trong nhóm của bạn ngay cả khi nhóm của bạn có trên 10 thành viên, phân loại cấp độ công việc và loại công việc.
Lọc lịch biểu để in
Bạn có thể lọc lịch biểu và in theo ý muốn. Các dạng lọc bao gồm: phân loại, cấp bậc, ngày tháng, người dùng. Điều này giúp hạn chế bớt công đoạn thiết kế lại bản in.
Có thể tổng kết thông tin liên hệ theo từng tháng
Dễ dàng theo dõi thành viên sẽ tham dự buổi họp nhờ vào khả năng liệt kê contact names đi kèm với công việc phân công trong ACT! trong bản báo cáo lịch biểu hàng tháng.
2. Khắc phục nhược điểm phiên bản cũ
Sau đây là các nội dung hoàn thiện trong ACT! Premium for Web 2009 (11.0.1) final release
Tích hợp với Outlook E-mail
· Các bản đính kèm được lưu trong lịch sử e-mails giờ đây có thể tích hợp vào APFW web client (77893)
Thông tin liên hệ (Contacts)
· List views can now display country codes on phone fields according to the preference setting for ‘Always display country code in phone fields’ (58423).
· Danh sách thông tin liên lạc giờ đây hiển thị thêm mã quốc gia trong trường lưu số điện thoại, bạn chỉ cần chọn thêm mục ‘Always display country code in phone fields’ (58423)
· Trong phiên bản 10.0.2 có một nhược điểm là thông tin sẽ bị xóa khỏi tab ‘User Fields’ khi người dùng click vào tab name sau khi enter vào thông tin của một trong những trường người dùng. Nhược điểm này được khắc phục trong phiên bản mới này.
· Trường ‘Last’ gồm lần liên lạc gần đây (last reach), họp (last meeting), email (last e-mail), gửi thư (last letter) tự động cập nhật vào hệ thống sau khi thoát ra và truy cập trở lại APFW.
Dashboard
· Lọc theo từng giai đoạn của cơ hội trong chức năng ‘Opportunities by User’ khi tên của giai đoạn đã được sao chép vào nhiều qui trình cơ hội làm database bị lỗi. Nhược điểm này đã được khắc phục
· Cài đặt chế độ lọc người dùng lần đầu mặc định trong dashboard nhằm để người dùng logged-in riêng biệt thay vì all users
Tìm kiếm (Lookups)
· Các mục Advanced queries ở các trường có dấu ‘&’ trong phần tên trường (field label) giờ đây có chức năng thích hợp hơn (73545).
Báo cáo (Reports)
· Hiển thị tổng số cơ hội trên báo cáo ‘Opportunity by Company’ sẽ tính thành cơ hội nhiều lần khi chúng có hơn 1 contact giờ đã được khắc phục. (68246).
Nội dung khác (Other)
· Shortcuts bàn phím quốc tế (“hotkeys”) dành cho ký tự ‘@’ and ‘€’ được hỗ trợ thêm.
· Kinh nghiệm người dùng được cải thiện do không cần phải refresh lại giao diện ACT! Trong khi đang thao tác trên một vài giao diện trong ACT! Premium for Web 2009 (11.0), chúng ta không thể thay đổi các dữ liệu còn lại do ảnh hưởng đến các nội dung liên quan. Vấn đề này giờ cũng đã được khắc phục.
3. Các vấn đề thường gặp
Danh sách này nhấn mạnh đến các vấn đề thường gặp trong ACT! Premium for Web 2009 (11.0) final release.
Công việc (Activities)
· Thay đổi ngày giờ công việc từ tab ‘General’ đối với công việc có tính chất định kỳ sẽ tự động thay đổi đúng với mong muốn. Công việc định kỳ phải được đổi từ tab ‘Recurrence’ ( sử dụng edit’ trong mục Contact > Activities tab (78299)
o Khắc phục: để thay đổi công việc định kỳ nên tạo tab ‘recurrence’ không nên để ở tab general.
Thông tin liên hệ (Contacts)
· APFW không hiển thị trường yêu cầu trên các tab khi lưu thông tin ghi nhận được lưu. (66844)
o Khắc phục: có thể tạo trường yêu cầu ở phần trên cùng của màn hình hiển thị thông tin để có thể nhìn thấy và có giá trị thích đáng.
Dashboard
· Dashboard hiển thị lâu hơn so với các màn hình quan sát khác.
Tích hợp với Outlook – E-mail
· Mục mới, hộp thoại The Create Activity in ACT! không tạo ra trước nội dung thời gian tiến hành công việc,mức độ ưu tiên, thông báo (78804).
o Khắc phục: người dùng có thể chỉnh sửa cài đặt hộp thoại Schedule Activity theo ý muốn.
· Mục mới, người dùng Outlook 2002 sẽ bắt gặp nội dung cảnh báo từ Outlook khi khởi động Schedule Activity trong chức năng E-mail: ““A program is trying to access e-mail addresses you have stored in Outlook. Do you want to allow this?” (78793).
o Khắc phục: Hãy click OK để cho phép hộp thoại Schedule Activity mở ra và thực hiện đúng chức năng yêu cầu.
· Mục mới, LƯU Ý: khi set Outlook Rules cho mail gởi đi sẽ không được đính kèm e-mail như mục lịch sử trong ACT!; người dùng nên sử dụng tùy chọn history để ghi nhận lại email gởi đi trong Outlook hơn là trong Outlook Rules (79176).
· Mục mới, Hộp thoại The Schedule Activity sẽ không hiển thị trong menu Tools trên thanh công cụ trong Outlook 2003 (79306).
o Khắc phục: sử dụng biểu tượng ‘Schedule Activity in ACT! Premium for Web’ trên thanh công cụ của Outlook với những email sáng/tô đậm trong inbox hoặc trong folder khác của Outlook.
Tích hợp với Outlook – Uninstall
· Mục mới, nếu người dùng không cài đặt phân hệ APFW Outlook Integration, khi khởi động Outlook ở lần kế tiếp, một nội dung thông báo lỗi sẽ hiện ra: “The ACT! Premium for Web address book service cannot be accessed. Do you want to reconfigure it now?” Ngoài ra, những rules được tạo trong ACT! address books hay ACT! custom actions sẽ vẫn tồn tại trong Outlook (78149).
o Khắc phục: người dùng có thể chỉnh sửa cài đặt Outlook để remove ACT! address books và bất kỳ rules cài đặt trong Outlook trước đó.
Biểu mẫu (Templates)
· Mẫu e-mail với đồ họa sẽ mất đi khi mẫu này được merge vào e-mail (Write | Other Document (from template…) followed by ‘File | Send E-mail’) (74991).
o Khắc phục: điều chỉnh các định dạng trong mục e-mail preview trước khi gởi.
4. Khả năng tương thích
ACT! Premium for Web 2009 (11.0) mở rộng hỗ trợ cho internet browsers.
Safari™ browser for Mac® OS
- ACT! Premium for Web 2009 (11.0) hỗ trợ cho Safari 3.0 (hoặc cao hơn) web browser for Mac. Các đặc tính sau không được hỗ trợ:
o Tích hợp Outlook
o Chức năng ACT! Word Processor
o Chức năng Mail Merge
Các vấn đề thường gặp với Safari browser trong phiên bản 11.0
· Một vài kết quả lọc không chính xác do tiêu chí lọc thay đổi và người dùng để nguyên kết quả lọc cũ để lọc tiếp theo (78443).
o Khắc phục: Thay đổi qua một cái khác và sau đó quay lại nếu muốn sửa đổi tiêu chí lọc trong lần lọc thứ hai.
· Trong hộp thoại Opportunity, khi sản phẩm hay dịch vụ được thêm vào thông qua ‘Add Products/Services’, trường chi phí và giá cả sẽ được set là $0.00 thay vì mặc định giá cả đúng của nó (79253).
o Khắc phục: nhập giá và chi phí sản phẩm/dịch vụ bằng tay.
· Sử dụng hội thoại Opportunity, nếu bạn cần edit trường số lượng, chi phí, giá cả, giá điều chỉnh, hoặc chiết khấu (trên tab Products/Services), tổng số mới có thể sẽ không hiển thị ngay tức thời.
o Khắc phục: click vào 1 trong những tab opportunity detail khác hoặc đóng và mở lại hộp thoại opportunity để “refresh” con số tổng sẽ chính xác sau khi thay đổi số liệu chi tiết của các trường chi tiết nói trên.
· Khi chỉnh sửa tab Products/Services trong hộp thoại Opportunity, nếu bạn muốn tạo một nội dung mới hoặc chỉnh sửa một nội dung đã có sẵn, bạn phải click vào tab khác sau đó quay lại tab Products/Services tab (79255).
Khắc phục: đóng hộp thoại ‘Edit Products/Services’, click vào tab cơ hội khác (User Fields, Details, or Opportunity Info), sau đó quay lai tab Products/Services để chỉnh sửa thêm.
